Sinergia es un término que tiene una connotación positiva y significa la obtención de resultados más favorables cuando una organización actúa concertadamente. Se entiende que hay sinergia cuando el resultado de un conjunto es mayor a la suma de cada uno de sus elementos actuando solos, en otras palabras cuando 1 + 1 es igual a 3. Esa se considera la principal diferencia entre un grupo y un equipo.
Pero, ¿cómo traducimos este concepto a la realidad de nuestros proyectos?.
La comunicación y la información compartida son puntos claves en este tema, porque trabajar en equipo implica colaboración y confianza entre sus integrantes. En las organizaciones habitualmente quienes manejan la información de una manera casi autoritaria son los jefes y los trabajadores no cuentan con ella. La dirección divide el trabajo en tareas simples, mientras los rendimientos, costos, tiempos y muchas veces objetivos son desconocidos por quienes ejecutan el trabajo. En el mejor de los casos, cada uno maneja una parte de la información.
Entonces, ¿cómo construimos un equipo sólido a partir de un grupo de personas con diferentes habilidades y expectativas? Para empezar necesitamos objetivos comunes y un plan elaborado por todos. Luego debemos crear un mecanismo con el cual dar seguimiento al mencionado plan aterrizádolo en procesos, indicadores, especificaciones, recursos, entre otros. Para ello se cuenta con la denominada Gestión Visual.
Esta técnica nos permite compartir diariamente en un tablero o panel, toda la información relevante del proyecto. De esta forma se mejora la comunicación ya que todo el equipo mira la misma "radiografía", permitiendo así identificar y resolver con mayor facilidad los problemas.
Los datos que generalmente se encuentran en un panel de gestión visual son: cronogramas y la implantación del proyecto a materializar. Pero es también importante compartir fechas límite, organigrama del proyecto, matriz de responsabilidades, especificaciones de calidad, mapas de proceso, indicadores, etc.
Al contar con información clara y compartida por todos, tanto por la dirección como por los trabajadores, se entiende mejor lo que está sucediendo y se ve cómo cada uno puede aportar al mejoramiento de los resultados. Además, eleva la moral y fomenta la colaboración.
La transparencia en los procesos y en las personas incrementa la confianza y el compromiso con el equipo que se ha creado, logrando encaminarlo hacia los objetivos propuestos.
Al comunicarse de esta manera, no solo se está creando un equipo sólido si no también que este equipo está creando físicamente un proyecto de construcción. De allí la importancia de esta técnica, que yo la resumiría en "Ver para Crear".
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