Reuniones: ¿Un mal necesario?

En general, las reuniones no gozan de la simpatía de la mayoría de personas. Desde las reuniones con los vecinos del barrio, hasta las reuniones de ejecutivos de una empresa. Comentarios como: “Tengo mucho trabajo por hacer como para perder el tiempo en una reunión!” son típicos y seguramente alguna vez han pasado por nuestra cabeza.

En los proyectos de construcción, a veces se consideran “un mal necesario”. Debemos reunirnos para ver “cómo va” la obra. Pero si al final de una o dos horas nos encontramos más confundidos que al principio, sin haber asignado tareas y responsabilidades, sin haber tomado decisiones importantes, ¿Para qué nos reunimos?

El problema no es la reunión en sí misma, sino la manera deficiente con que la gestionamos. Y todo empieza en el plan. Planificar un proyecto en base a rubros referenciales, como una primera aproximación está bien, pero está lejos de ser la herramienta clave para conseguir nuestros objetivos. En primer lugar necesitamos reconocer que la gestión de proyectos requiere un nuevo enfoque. Debemos pasar de la gestión de actividades, a la gestión de personas y sus compromisos.

Por eso la importancia de las reuniones, porque son la herramienta que nos permite aterrizar ese gran diagrama de barras que está lleno de actividades y tiempos, pero que no es real. ¿O sí? En mi experiencia esos planes jamás se cumplen.

Una reunión es el motor que pone en marcha a nuestro proyecto, siendo el espacio donde los actores que intervienen en él, coordinan sus esfuerzos,  activando una red de compromisos a través de promesas y demandas concretas que luego permitirán a cada unidad productiva actuar con autonomía pero alineadas al logro de esos objetivos que son compartidos por todos.

A manera de conclusión quiero compartir con ustedes algunos puntos clave a tener en cuenta:

• Tener objetivos claros y comunes
• Definir la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión
• Citar a todos los participantes clave (Gerencia, Superintendencia, Fiscalización, Subcontratistas, Proveedores, etc.)
• Preparar la información y materiales necesarios
• Contar con un espacio adecuado
• Ser puntuales!

Finalmente, cada participante en la reunión, además de asistir con la información necesaria de su competencia, debe ser un representante que tenga la facultad y la capacidad de adquirir compromisos. Buscamos que la reunión sea una herramienta eficaz y altamente productiva que no deje temas pendientes por la ausencia de los responsables que puedan tomar decisiones.